Giấy phép lao động hết hạn năm 2026: Quy trình cấp mới và hướng dẫn hồ sơ chi tiết

Bước sang năm 2026, với các quy định mới từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xử lý GPLĐ hết hạn đã có những thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Trong quản lý nhân sự nước ngoài, một trong những tình huống "báo động" nhất là để Giấy phép lao động (GPLĐ) quá hạn. Bước sang năm 2026, với các quy định mới từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xử lý GPLĐ hết hạn đã có những thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Quy tắc vàng: Khi GPLĐ đã quá hạn (dù chỉ 01 ngày), doanh nghiệp không thể thực hiện thủ tục "Gia hạn" mà bắt buộc phải thực hiện thủ tục "Cấp mới" từ đầu.

1. Xác định cơ quan thẩm quyền nộp hồ sơ (Cập nhật 2026)

Điểm mới nhất của năm 2026 là việc phân cấp triệt để về cơ sở. Việc nộp sai cơ quan không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tính hợp pháp của Visa người lao động.

Tại Hà Nội: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận Một cửa của Ủy ban nhân dân cấp Phường/Xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nơi người lao động làm việc.
Tại các Khu công nghiệp (KCN) / Khu công nghệ cao: Nộp tại Ban quản lý KCN/KCNC đó theo cơ chế "Một cửa tại chỗ".
Các trường hợp còn lại: Nộp tại Sở Nội vụ tỉnh/thành phố (thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công).

2. Danh mục hồ sơ cấp mới GPLĐ cho người nước ngoài

Vì đây là thủ tục cấp mới sau khi GPLĐ cũ hết hạn, toàn bộ hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ như một người lao động mới vào Việt Nam.

2.1. Hồ sơ chung (Bắt buộc cho mọi vị trí)

Pháp nhân doanh nghiệp: Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.
Giấy phép lao động cũ: Bản gốc hoặc bản sao (để làm căn cứ đối chiếu lịch sử làm việc).
Hộ chiếu & Visa: Bản gốc đối chiếu và 02 ảnh 4x6cm (nền trắng, không đeo kính, chụp không quá 6 tháng).
Giấy khám sức khỏe: Có thời hạn trong vòng 12 tháng. Phải khám tại các bệnh viện/cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế.
Lý lịch tư pháp (LLTP): Phiếu cấp tại nước ngoài (phải được hợp pháp hóa lãnh sự) hoặc Phiếu LLTP số 1 cấp tại Việt Nam.

2.2. Hồ sơ riêng biệt theo vị trí công việc

Tùy vào chức danh trên hợp đồng, bạn cần chuẩn bị thêm:

Vị trí	Yêu cầu hồ sơ chi tiết
Nhà quản lý	Điều lệ công ty và văn bản bổ nhiệm chức vụ chính thức.
Giám đốc điều hành	Quyết định bổ nhiệm và văn bản xác nhận ít nhất 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Chuyên gia	Bằng Đại học (phù hợp chuyên môn) và xác nhận kinh nghiệm tối thiểu 03 năm.
Lao động kỹ thuật	Chứng chỉ đào tạo ít nhất 01 năm và xác nhận kinh nghiệm 03 năm phù hợp.
Giáo viên Tiếng Anh	Bằng Đại học/Cao đẳng, chứng chỉ giảng dạy quốc tế (TESOL, TEFL, CELTA...) và chứng chỉ ngoại ngữ C1/CEFR (nếu không phải bản ngữ).

3. Hướng dẫn xin Phiếu Lý lịch tư pháp (LLTP) tại Việt Nam

Nếu người lao động đã ở Việt Nam lâu năm và chọn xin LLTP tại chỗ để tiết kiệm thời gian, hãy lưu ý các mẫu biểu mới nhất năm 2025 - 2026:

Tờ khai: Sử dụng Mẫu số 01/2025/LLTP (nếu cá nhân tự đi nộp) hoặc Mẫu số 02/2025/LLTP (nếu ủy quyền cho doanh nghiệp đi nộp - cần công chứng ủy quyền).
Xác nhận tạm trú: Bản gốc có dấu xác nhận của Công an xã/phường nơi người nước ngoài đang cư trú.
Hộ chiếu: Sao y công chứng toàn bộ các trang (nguyên quyển).
Thẻ tạm trú (nếu có): Sao y công chứng 2 mặt.

4. Những lưu ý "sống còn" để hồ sơ được duyệt nhanh

Để tránh việc hồ sơ bị trả về nhiều lần, doanh nghiệp cần rà soát kỹ 3 yếu tố sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật

Tất cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (Bằng cấp, Xác nhận kinh nghiệm, LLTP nước ngoài) bắt buộc phải được:

Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao/Lãnh sự quán.
Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt bởi đơn vị có chức năng.

Tra cứu mã nghề nghiệp (Quy định 2026)

Khi điền tờ khai (Mẫu 01, 03), doanh nghiệp không được ghi chức danh tùy ý. Phải tra cứu mã nghề nghiệp cấp 3 theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg và Quyết định 36/2025/QĐ-TTg.

Ví dụ: Nếu bằng cấp là Kỹ sư cơ khí, mã nghề trong tờ khai phải khớp với chuyên môn này để đảm bảo tính logic khi thẩm định.

Rủi ro về Visa và Trạng thái cư trú

Do GPLĐ đã quá hạn, người lao động đang ở trong tình trạng "không có giấy phép làm việc hợp lệ". Điều này dẫn đến:

Phải xin chuyển đổi mục đích Visa hoặc xuất cảnh để làm mới Visa theo diện GPLĐ mới.
Cần thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ nhanh nhất có thể để tránh bị phạt vi phạm hành chính về trật tự an toàn xã hội.

5. Kết luận

Thủ tục cấp mới Giấy phép lao động khi đã quá hạn vào năm 2026 đòi hỏi sự chuẩn bị công phu và am hiểu sâu về quy định phân cấp mới. Việc nắm vững danh mục hồ sơ và nộp đúng cơ quan thẩm quyền (UBND Phường, BQL Khu công nghiệp hoặc Sở Nội vụ) sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi cho người lao động và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Lời khuyên: Hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ít nhất 30 ngày trước khi bạn dự kiến nộp để có đủ thời gian hợp pháp hóa các giấy tờ từ nước ngoài.

Thông tin trên được tổng hợp dựa trên Nghị định 219/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Để được tư vấn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý.

Liên hệ Inbound Vietnam để nhận Báo giá & Tư vấn chuyên sâu

Đừng để các rào cản pháp lý làm chậm tiến độ làm việc của nhân sự nước ngoài tại doanh nghiệp bạn.

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM

Trụ sở Hà Nội: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ. Hotline: 0387.564.959
Chi nhánh HCM: Số 174 Đường 3 Tháng 2, Phường Hòa Hưng. Hotline: 0987.464.391

(Inbound Vietnam thu phí dịch vụ tư vấn và hỗ trợ. Mức phí cụ thể sẽ được báo dựa trên độ phức tạp và yêu cầu thực tế của từng hồ sơ).

Articles in the same category

Duration of different types of Vietnam visas